Ako splniť nové požiadavky Gmail a Yahoo pre odosielateľov emailov
Aktualizované 30. januára 2024: pridaný časový harmonogram ako a kedy bude Gmail odmietať prichádzajúce správy nespĺňajúce kritériá.
Od 1. februára 2024 nastanú zmeny, ktoré ovplyvnia všetkých odosielateľov emailov, a najmä tých, ktorí odosielajú hromadné správy. Gmail a Yahoo zavádzajú nové požiadavky týkajúce sa overovania odosielateľov, odhlasovania z newslettrov a ochrany proti nežiaducim emailom.
V súčasnosti nie je jednoduché rozoznať legitímny email od podvodného či inak nežiaduceho. Nové pravidlá majú pomôcť zvýšiť dôveru v prijímané emaily a zamedziť podvodným a nevyžiadaným správam.
Koho sa zmeny v Gmail a Yahoo týkajú?
Všetkých odosielateľov emailov, no tí, ktorí odošlú v čo i len jeden deň 5000 a viac správ do schránok Gmailu alebo Yahoo musia splniť rozšírené požiadavky. Počítajú sa všetky typy emailov, či už marketingové, transakčné, obchodné alebo manuálne odoslané správy.
Časový harmonogram zmien v Gmail
- od februára 2024: hromadní odosielatelia, ktorí nespĺňajú požiadavky začnú dostávať dočasné chyby u malého percenta svojich emailov. Cieľom je vytvoriť priestor, aby títo odosielatelia vyriešili svoje problémy, ktoré vedú k nesúladu s novými pravidlami Gmailu.
- od apríla 2024: Gmail začne odmietať určité percento požiadavky nespĺňajúcich emailov a toto percento bude postupne zvyšovať. T. j. emaily nemusia byť umiestnené do spamu, ale Gmail ich môže úplne odmietnuť doručiť.
- od 1. júna 2024: pre propagačné emaily bude Gmail očakávať implementáciu odhlásenia jedným klikom priamo z rozhrania svojho emailu (cez hlavičky správy). Nebude to penalizovať nedoručovaním, či doručením do spamu, no takýmto odosielateľom bude odmietnutá podpora pri otázkach týkajúcich sa doručiteľnosti emailov.
Hlavné zmeny v roku 2024
1️⃣ Overenie vlastnej domény
Zasiahnuté emaily: reklamné transakčné obchodné iné manuálne
Doména v emailovej adrese odosielateľa (FROM) musí zodpovedať tej v SPF a/alebo DKIM zázname. Hromadní odosielatelia musia mať zároveň vytvorený DMARC záznam (policy postačuje p=none). Emaily, ktoré prejdú touto kontrolou, majú väčšiu šancu na doručenie do inboxu, zvyšujúc tak dosah vášho obsahu.
Odosielanie emailov pod vlastnou doménou bolo už v súčasnosti odporúčaným riešením a viaceré firmy majú SPF alebo DKIM nastavené. Pre mnohých sa teda mení len to, že bude potrebné vytvoriť si DMARC záznam v nastavení DNS záznamov svojej domény.
Minimálny DMARC (bez využitia potenciálu, no splní požiadavky):
v=DMARC1; p=none; sp=none
Odporúčaný DMARC s využitím príjmu reportov:
v=DMARC1; p=none; sp=none; rua=mailto:xxxxx@example.com; ruf=mailto:yyyyy@example.com; fo=1
Pozor si treba dať na zosúladenie, kde je potrebné splniť jeden z režimov „relaxed“ alebo „strict“. Je teda potrebné zabezpečiť, aby doména v adrese odosielateľa (FROM) bola tá istá ako doména definovaná v SPF alebo DKIM. Pre validný DMARC postačuje režim „relaxed“, tzv. voľná zhoda.
Relaxed zhoda: FROM = nieco@example.com, DKIM = mail.example.com (hlavná doména musí byť rovnaká, na subdoméne nezáleží)
Strict zhoda: FROM = nieco@example.com, DKIM = example.com (celá doména musí byť rovnaká, na subdoméne záleží)
Poznámka: Malí odosielatelia, ktorí odosielajú hromadné emaily z verejných emailových adries ako napríklad @gmail.com alebo @yahoo.com nebudú plniť SPF alebo DKIM overenie a ich emaily môžu ísť do spamu alebo nebyť doručené vôbec. Zakúpenie vlastnej domény bolo vždy odporúčané, no po novom to bude nevyhnutné.
FROM (označenie odosielateľa)
Údaje odosielateľa emailu obsahujúce jeho meno/názov a emailovú adresu.
Formát: Firma Example <hello@example.com>
SPF (Sender Policy Framework)
Doménový záznam, ktorým vlastník domény definuje, ktorú subjekty môžu odosielať emaily v jeho mene (domény alebo IP adresy).
Príklad: E-shop môže poveriť službu na zbieranie hodnotení, aby odosielala žiadosť na hodnotenie emailov v jeho mene. Ak túto službu nepridá do SPF záznamu svojej domény, takéto emailové správy odoslané v jeho mene môžu byť doručené do spamu alebo vôbec.
DKIM (Domain Keys Identified Mail)
Doménový záznam, ktorý obsahuje verejný kľúč, pomocou ktorého je možné overiť, že digitálne šifrovaný email je skutočne podpísaný jeho odosielateľom.
Príklad: Firma používa nástroj na odosielanie hromadných emailov, ktorý bude všetky odosielané emaily šifrovať a pomocou verejného DKIM záznamu si vie poskytovateľ emailových schránok overiť, či obsah tohto emailu je skutočne tým, ktorý bol odoslaný z daného nástroja.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)
Doménový záznam, ktorý inštruuje emailové schránky, čo robiť s emailami, ktoré nesplnia SPF alebo DKIM overenie. Tento záznam zároveň poskytuje možnosti získavania reportov o doručovaných emailoch.
Príklad: Banka si nemôže dovoliť, aby v jej mene odosielali emaily iní odosielatelia (podvodníci) a preto pomocou DMARC určí, že všetky emaily, ktoré sa vydávajú za ňu majú byť odstránené a teda nedoručené do schránok. Zároveň pomocou DMARC získava denné reporty všetkých doručovaných emailov v jej mene do populárnych schránok ako Gmail, Outlook, Yahoo a ďalších.
2️⃣ Odhlásenie jedným klikom
Zasiahnuté emaily: reklamné
Pre odosielané emaily je potrebné integrovať funkcionalitu pre jednoduché odhlásenie priamo z rozhrania emailovej schránky. Táto funkcia nielenže poskytuje príjemcom väčšiu kontrolu, ale tiež pomáha znižovať počet sťažností na spam a zvyšuje kvalitu vašej databázy odberateľov.
Pozor! Týmto pravidlom sa nemyslí odhlásenie preklikom z obsahu emailu.
Ako to funguje:
Do hlavičiek emailu (HEADERS) sa pridajú špecifické údaje, ktoré umožnia emailovému klientovi automaticky zavolať URL adresu pre odhlásenie. Pri odhlásení sa odošle POST request na definovanú URL adresu a prijímajúci server musí odhlásenie spracovať.
Požadované hlavičky (HEADERS):
List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click
List-Unsubscribe: <https://vasa.domena/unsubscribe/xxxxxxxxx>
POST request odoslaný, keď sa používateľ odhlási:
POST /unsubscribe/xxxxxxxxx HTTP/1.1
Host: vasa.domena
Content-Type: application/x-www-form-urlencoded
Content-Length: 26
List-Unsubscribe=One-Click
Naďalej platí, že link na odhlásenie z odberu musí byť umiestnený aj v tele emailu, no tento proces nemusí byť jedno-klikový. Zároveň pribudlo pravidlo, že v prípade odhlásenia odberateľa je potrebné toto odhlásenie spracovať do 2 dní a po tejto dobe už používateľ nesmie dostávať ďalšie emaily.
HEADERS
Časť každej emailovej správy, ktorú bežne príjemca nevidí a obsahuje tzv. skryté vlastnosti emailovej správy.
Príklad: od koho je email (FROM), kedy bol email odoslaný (DATE), kde odoslať prípadnú odpoveď (REPLY-TO)
LIST-UNSUBSCRIBE
Záznam v hlavičkách emailovej správy (HEADERS), ktorý definuje buď email alebo URL adresu (one-click), kde je možné „na pozadí“ odhlásiť používateľa z odberu emailov.
3️⃣ Nízka miera spamu
Zasiahnuté emaily: reklamné transakčné obchodné iné manuálne
Gmail a Yahoo stanovili hranicu miery spamu. Udržiavanie nízkeho percenta spamových označení je kľúčové pre reputáciu vašej emailovej adresy. Miera spamu by nemala prekročiť 0,3 %, pričom odporúčané je udržiavať ju na úrovni menej ako 0,1 %. Tieto hodnoty odporúčame monitorovať cez Google Postmasters Tools a/alebo cez váš emailový nástroj, ak takéto dáta obsahuje.
Ako udržať nízku mieru spamu:
- Posielajte kvalitný, užitočný a segmentovaný obsah.
- Vyhnite sa nadmernému množstvu obrázkov.
- Čistite svoju databázu kontaktov o neaktívne.
- Overte emailové adresy (cez validátory a/alebo double-optin).
- Použite uvítaciu sériu emailov po prvom prihlásení nového kontaktu.
- Majte stratégiu s vhodnou frekvenciou emailov.
- Budujte si kvalitný zoznam kontaktov.
Záver
Dodržiavanie týchto pravidiel vám pomôže zlepšiť emailovú reputáciu a zabezpečiť, že vaše emaily dosiahnu svojich príjemcov.
Užitočné odkazy
- Pokyny Google pre odosielateľov vrátane rozdelenia na všetkých a na tých, ktorí plnia podmienku 5000 emailov
- Požiadavky a odporúčania Yahoo pre odosielateľov vrátane rozdelenia na všetkých a na tých, ktorí sú hromadní odosielatelia
- Oznámenie Google o zmenách platných od 1. februára 2024
- Oznámenie Yahoo o zmenách platných od 1. februára 2024 (odhlásenie jedným klikom od júna 2024), Aktualizácia z 20. decembra 2023